Privacybeleid

Wat doen de scholen het het SWV VO Delflanden met de gegevens van uw kind?

Als uw kind extra ondersteuning nodig heeft op school, zullen er voorafgaand daaraan gegevens worden verzameld over de ondersteuningsbehoefte van uw kind. Dit zijn gewone persoonsgegevens als naam en adres, maar ook bijzondere gegevens als bijvoorbeeld informatie over gezondheid of problemen in de ontwikkeling van uw kind. De school, maar ook andere specialisten, hebben deze gegevens nodig om uw kind goed te kunnen helpen. Het is voor u als ouder goed om te weten wat uw rechten zijn in verband met de privacy van uw kind. Hieronder leest u daarover meer.

Waarom heeft het samenwerkingsverband persoonsgegevens nodig?

Als uw kind extra ondersteuning krijgt of nodig heeft op school, kan het zijn dat de school daarvoor aanklopt bij het samenwerkingsverband. Voordat de school dat doet, zal de mentor, soms samen met de zorgcoördinator, altijd eerst zelf met u als ouders en uw kind in gesprek gaan.  In het samenwerkingsverband zijn alle samenwerkende scholen en hun besturen uit de regio Delflanden vertegenwoordigd. Samen kijken zij wat leerlingen nodig hebben en wat zij als scholen kunnen bieden. Zij hebben daarvoor persoonsgegevens van uw kind nodig om aan de slag te kunnen. In de wet staat dat het samenwerkingsverband de informatie over uw kind mag gebruiken als dat nodig is. Dit is bijvoorbeeld bij:

• het toekennen van extra geld voor de ondersteuning van uw kind;
• het adviseren van de school van uw kind over de ondersteuningsbehoefte van uw kind;
• het bepalen of uw kind toelaatbaar is tot het Praktijkonderwijs of het Voortgezet Speciaal Onderwijs.

Hoe worden persoonsgegevens binnen het samenwerkingsverband bewaard en gedeeld? 

Het samenwerkingsverband mag de gegevens van leerlingen niet zomaar aan anderen geven, behalve aan de school waar uw kind is aangemeld of ingeschreven. Het samenwerkingsverband bewaart de gegevens daarom op een plaats waar alleen de medewerkers van het samenwerkingsverband en deskundigen die adviseren over de toelaatbaarheid bij kunnen komen. De gegevens zijn goed (digitaal) beveiligd. Het samenwerkingsverband houdt zich bij het bewaren van de gegevens aan de wettelijke bewaartermijnen die wordt gesteld.

Hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens bij een Toelaatbaarheidsverklaring?

Is voortgezet speciaal onderwijs of praktijkonderwijs de beste plek voor uw kind? Dan vraagt de school daarvoor een toelaatbaarheidsverklaring aan bij ons samenwerkingsverband. Wettelijk mag dit zonder medewerking van u als ouder. De goede werkwijze is om dit wel eerst met u als ouder te bespreken. De school moet u informeren over het vastleggen van persoonsgegevens en over het doorsturen van die gegevens aan het samenwerkingsverband. In de meeste gevallen zal de school u hier niet alleen over informeren, maar ook uw toestemming vragen. Bent u niet akkoord met de aanvraag voor de toelaatbaarheidsverklaring, vraag dan of uw mening (zienswijze) ook kan worden vastgelegd bij de aanvraag. Degenen die zich bezighouden met de toelaatbaarheidsverklaringen kunnen dan ook uw zienswijze meenemen.

Welke informatie wordt vastgelegd en gedeeld? 

Het moet voor u als ouder duidelijk zijn welke informatie wordt gedeeld en vastgelegd. Wanneer er onderzoek gedaan wordt naar uw kind (bijvoorbeeld door een psycholoog of orthopedagoog) of wanneer informatie over uw kind wordt gedeeld met andere specialisten, is in elk geval eerst uw toestemming nodig. Ook voor het opvragen van informatie over uw kind bij andere instanties buiten het onderwijs heeft de school of het samenwerkingsverband uw toestemming nodig.

Heb ik recht op inzage?

Als ouder heeft u altijd recht om de gegevens van uw kind te bekijken. Wanneer u hierom vraagt, moet u binnen 4 weken een reactie hebben gekregen. Vanaf de leeftijd van 16 jaar mogen jongeren ook zelf hun gegevens inzien. U heeft als ouder ook recht op correctie van de gegevens: u kunt daarvoor een verzoek om verbetering, aanvulling of verwijdering van bepaalde gegevens indienen.

De specifieke rechten die ouders en jongeren vanaf 16 jaar hebben, zijn handzaam bij elkaar gezet in het document: Procedure rechten van betrokkenen

Waar kan ikhet Privacyreglement terugvinden?

Het SWV VO Delflanden hanteert een privacyreglement. In dit reglement is beschreven hoe het samenwerkingsverband met leerlingengegevens omgaat en wat de rechten zijn van de ouders en de leerling. Ook de scholen en de partners in de jeugdhulp hanteren een privacyreglement. Ieder voor zich en gezamenlijk werken we continu aan het voldoen aan de regelgeving ten aanzien van de privacy.

Wie is de Functionaris gegevensbescherming?

Het SWV VO Delflanden heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming. De contactgegevens zijn te vinden op het tabblad ‘contact’.